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18/09/2018
Câmara Municipal de Olímpia vai instituir o Arquivo Público do Legislativo

Projeto de Resolução neste sentido foi deliberado na sessão de
2ª feira e agora está sob análise na Comissão de Justiça e Redação

 

A exemplo do município, a Câmara Municipal da Estância Turística de Olímpia irá instituir o seu Arquivo Público Municipal, com as especificidades devidas. Para tanto, foi deliberado na sessão de segunda-feira da semana passada, dia 10, o projeto de Resolução 265/2018, avulso 100/2018, que dispõe sobre a instituição do sistema de guarda de documentos oficiais sob a responsabilidade da Casa de Leis. O Arquivo Público da Câmara Municipal será vinculado à Secretaria da Câmara.

De acordo com o Artigo 2º do projeto, serão atribuições do Arquivo Público da Câmara Municipal da Estância Turística de Olímpia, “formular a política de gestão de documentos e coordenar a sua implantação no âmbito do Poder Legislativo Municipal; estabelecer e divulgar diretrizes e normas de gestão e preservação de documentos; garantir o acesso às informações e arquivos no âmbito da Câmara Municipal, observadas as restrições legais eventualmente aplicáveis; coordenar a elaboração e atualização de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal”.

Além disso, “assegurar a gestão, preservação e controle dos documentos sob sua custódia; dar cumprimento aos prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidades de Documentos, coordenar a eliminação daqueles desprovidos de valor e garantir a preservação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo; autorizar as eliminações de documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Câmara, desprovidos de valor permanente, em conformidade com o artigo 9º da Lei Federal nº 8.159/1991”.

E ainda “propor programas de ação educativa, social e editorial destinados a estreitar o vínculo da instituição com a comunidade e com vistas à recuperação da memória coletiva e às pesquisas sobre a história do Município a partir do acervo sob sua guarda; e acompanhar e contribuir no desenvolvimento de programas de informatização, na gestão de documentos digitais e na instalação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos”.

AGILIZAÇÃO
Ao Arquivo Público da Câmara Municipal da Estância Turística de Olímpia ficarão subordinados tecnicamente todos os arquivos e protocolos do Poder Legislativo Municipal, sem prejuízo de sua subordinação administrativa, com o objetivo de assegurar a gestão sistêmica de documentos e informações, inclusive de documentos digitais.

Caberá ao APCM “agilizar o acesso aos documentos e informações; assegurar a preservação de documentos que encerram valor histórico, probatório e informativo; e promover a integração das atividades nos diversos Setores/Unidades/ Órgãos da Câmara Municipal”.

A Câmara Municipal instituirá a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, grupo permanente e multidisciplinar, que será nomeada dentro do prazo de trinta dias, com as seguintes atribuições: orientar a identificação e avaliação de documentos, visando à elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos; promover estudos e orientar a identificação e classificação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção; colaborar com os setores/unidades/órgãos da Câmara Municipal no trabalho de avaliação da massa documental acumulada; coordenar os trabalhos de eliminação, transferência e de recolhimento de documentos; auxiliar a implementação da política de acesso à informação no âmbito da Câmara Municipal, nos termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; e atuar como instância consultiva, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a informações não atendidas ou indeferidas.

A comissão mencionada será constituída por três integrantes, sendo dois servidores efetivos, entre os quais um será escolhido pelo presidente e outro pela Mesa Diretora, e um Procurador Jurídico. A partir de sua criação, a eliminação de documentos públicos do Legislativo municipal somente será realizada mediante autorização do Arquivo Público.

No entanto, os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados de acordo com o disposto na legislação vigente, pois são documentos de valor permanente e, como tal, são inalienáveis e imprescritíveis.